¿Quién debería ser miembro del espacio de trabajo y quién debería ser invitado?

Un espacio de trabajo colaborativo en el que todo el mundo tenga el acceso adecuado al contenido es la nueva forma de trabajar. Sin embargo, como admin, quieres asignar el presupuesto de tu equipo de manera responsable y evitar tener más licencias pagas de las que necesitas, además de garantizar que cada persona cuente con las herramientas adecuadas para hacer su trabajo.

Comprender la diferencia entre miembros e invitados te ayudará a decidir a quién debes invitar a unirse a tu espacio de trabajo.

En esta guía, te explicamos lo siguiente:

• Diferencias clave entre miembros e invitados en tu espacio de trabajo

• Quién debería ser miembro y quién debería ser invitado

• Cómo administrar la configuración de miembros e invitados

Lo más probable es que los miembros sean personas de tu organización que tendrán acceso a la mayor parte del contenido del espacio de trabajo.

Las personas de tu empresa deben convertirse en miembros del espacio de trabajo para colaborar de manera efectiva, compartir contenido, crear y editar páginas y acceder a toda la información relevante para su rol.

Los miembros pueden:

• Acceder a todo el espacio de trabajo: tendrán acceso parcial a la mayoría del contenido, incluso si es solo para leer o comentar, excepto el contenido privado y las páginas que se hayan restringido.

• Pertenecer a grupos y espacios de equipo: puedes agregar miembros del espacio de trabajo a grupos e invitarlos a espacios de equipo. Los miembros también pueden unirse a cualquier espacio de equipo público. Dentro de un espacio de equipo, los miembros pueden encontrar con facilidad información relevante para su rol y crear documentos junto con sus compañeros de equipo.

• Crear páginas y espacios de equipo nuevos: los miembros pueden crear páginas en cualquier área a la que tengan acceso y agregar nuevos espacios de equipo.

• Trabajar en páginas privadas: los miembros cuentan con la sección Privado en la barra lateral, donde pueden crear páginas privadas. Cuando quieran compartir el contenido, solo tendrán que mover estas páginas al espacio de equipo pertinente.

• Compartir páginas y editar su configuración: los miembros con acceso completo pueden compartir páginas con personas o grupos y publicarlas en la web.

En un espacio de trabajo de Notion, existen diferentes tipos de miembros:

1. Los propietarios del espacio de trabajo pueden administrar la configuración del espacio de trabajo, eliminar un espacio de trabajo y gestionar a otros admin, miembros e invitados.

2. Los administradores de miembros solo existen en los planes Enterprise. Pueden agregar o eliminar miembros del espacio de trabajo o de los grupos, pero no tienen acceso a la configuración del espacio de trabajo.

3. Los miembros son aquellos compañeros de trabajo que pueden crear y editar páginas de Notion, pero no tienen acceso a la configuración del espacio de trabajo.

Hay algunos aspectos por considerar a la hora de decidir si quieres convertir a alguien en miembro del espacio de trabajo.

En primer lugar, en los planes pagos, se te facturará por cada miembro. Por lo tanto, no te convendrá pagar la licencia de miembro para alguien que solo trabaja contigo a corto plazo o por proyectos.

Los miembros deben ser personas que necesiten entrar al espacio de trabajo con frecuencia y acceder a una gran cantidad de contenido en él.

A continuación, te dejamos algunos ejemplos de miembros en un espacio de trabajo:

• Todo tu equipo: convierte en miembros a todas las personas de tu equipo para que puedan acceder a wikis y tareas, y para planificar y ejecutar proyectos juntos.

• Tu gerente, y también el suyo: los gerentes deben ser miembros del espacio de trabajo para que tengan visibilidad total sobre el trabajo de su equipo, así como de los objetivos e iniciativas generales de la empresa.

• Tus socios: los socios a largo plazo pueden convertirse en miembros, aunque podría bastar con que tengan acceso a un espacio de equipo y no a todo el espacio de trabajo.

• Profesionales con los que colaboras a largo plazo: plantéate agregar como miembros a los profesionales autónomos si trabajan contigo a largo plazo y necesitan acceso a diferentes áreas del espacio de trabajo.

• Personal temporal y pasantes: en función del trabajo del que se encarguen, es posible que el personal temporal y los pasantes deban convertirse en miembros. Puedes eliminarlos del espacio de trabajo cuando finalice su contrato.

Los invitados son personas ajenas a tu empresa u organización a las que invitas a páginas específicas de tu espacio de trabajo.

Cuando invitas a alguien a una página, puede ver las subpáginas automáticamente. Sin embargo, puedes ajustar la configuración de estas páginas para restringir el acceso si es necesario.

Los invitados no pueden:

• Crear páginas fuera del contenido al que se los invita: solo pueden crear subpáginas anidadas en la página compartida.

• Unirse a espacios de equipo o grupos: no puedes agregar invitados a grupos ni invitarlos a un espacio de equipo.

Entre los invitados a tu espacio de trabajo, podrían figurar los siguientes:

• Profesionales independientes y externos: cuando trabajes con profesionales independientes y externos a tu organización, puedes agregarlos como invitados en lugar de como miembros, ya que, por lo general, solo necesitarán acceso a proyectos o contenidos específicos.

• Clientesde tu agencia: invitar a los clientes a tus espacios de trabajo es una buena forma de compartir proyectos y borradores con ellos. Puedes crear una página de inicio que funcione como portal del cliente y contenga todo lo que este deba revisar.

• Un mentor, coach o familiar: si quieres recibir comentarios sobre un documento como, por ejemplo, tu plan de desarrollo personal, puedes invitar a un amigo o mentor a ver la página como invitado.

Si quieres compartir una página con un invitado, ve al menú Compartir de la página elegida y

haz clic en Invitar. Ingresa la dirección de correo electrónico de la persona que deseas invitar, elige su nivel de acceso y selecciona Invitar.

El invitado recibirá entonces un correo electrónico con un enlace a la página.

Si quieres modificar su nivel de acceso, vuelve al menú Compartir y selecciona una opción en el menú desplegable.

En la sección Miembros de la Configuración, verás una pestaña para los Invitados.

En ella encontrarás todas las páginas a las que tiene acceso cada invitado, podrás convertir invitados en miembros y eliminarlos del espacio de trabajo.

Tu plan limita el número de invitados que puedes agregar, así que recuerda eliminar a aquellos que ya no necesiten acceso.

Los propietarios del espacio de trabajo pueden ajustar la configuración de las invitaciones en la sección Seguridad de la configuración del espacio de trabajo. En ella, puedes elegir si los miembros pueden agregar invitados directamente, a través de una solicitud, o desactivar a los invitados por completo.

Los propietarios del espacio de trabajo pueden agregar invitados directamente, pero, si se habilitan las solicitudes de invitación, todos los demás tendrán que enviar una y esperar a que el propietario del espacio la apruebe.

Los propietarios pueden habilitar las solicitudes de invitación para tener más control sobre quién ve el contenido de la empresa y asegurarse de que el espacio de trabajo no supere el límite de invitados.